Integração SIG e BNWEB (Regras de Negócio)

Orientações para implantação e utilização no SIG

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Contextualização

Neste documento, partiremos do princípio de que todas as configurações administrativas e técnicas já foram realizadas e iremos detalhar os fluxos de integração, que contemplam criação, atualização, e revogação de cadastro de alunos e colaboradores, além da integração financeira que corresponde à criação e quitação de multas sincronizadas para o SIG oriundas da biblioteca. E, por fim, a integração entre os dois sistemas também prevê visualização de pendências dos alunos com a biblioteca através da secretaria SIG e Portal do Aluno.

Índice

Integração de usuários

Atualmente, a integração de usuários contempla duas categorias, são elas a de aluno e funcionário (colaborador). Nesta ferramenta garantimos a criação, atualização e revogação de acesso para alunos e colaboradores.

Categoria aluno

Quando a pessoa física for um aluno com matrícula em estado “Matriculado” ou “Em Processo” em ação educacional, ou estado “Participante” em ação extensiva, estará compatível com as possibilidades de integração de usuário.

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Figura 1 - Aluno com estado válido para integração

Criação de usuário aluno

Ao acessar a área de bibliotecas do Portal do Aluno, o sistema irá verificar se já existe um usuário cadastrado para o CPF do aluno junto à biblioteca, caso não exista, o Portal do Aluno irá criá-lo automaticamente. Na figura abaixo, além das informações do “Regional”, “Data do cadastro”, e “Situação”, além da possibilidade de acessar o BNPortal através do ícone de ação do grid.

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Figura 2 - Primeiro acesso do aluno

A integração irá preencher as principais informações de cadastro de pessoa física do aluno.

Além da situação como “Normal”, a permissão de empréstimo como “Sim”, a validade do cadastro será igual à data de encerramento da turma SIG, a unidade BNWEB correspondente à unidade da matrícula do aluno no SIG (levando em consideração o de/para), e a categoria do cadastro será marcada como “Aluno”, também de acordo com o de/para.

Atualização de usuário aluno

Ao acessar a área de bibliotecas do Portal do Aluno, caso já exista um usuário registrado na biblioteca para o aluno, será verificado se a categoria do cadastro já existente é igual à categoria de “aluno”, se sim, o cadastro será atualizado por completo, se não, os campos “Categoria”, “Unidade” e “Validade”, não serão atualizados, porém caso a categoria seja diferente e a validade no cadastro BNWEB esteja expirada, então todos os dados cadastrais, inclusive “Categoria”, “Unidade” e “Validade” serão atualizados.

Categoria colaborador

A habilitação do cadastro e atualização dos colaboradores SIG com a biblioteca se dá através do menu administrativo do SIG, onde, será permitido marcar o campo “Acesso à Biblioteca Física” tanto no cadastro de um novo colaborador SIG, quanto na edição dos dados de um colaborador já existente.

Criação de usuário colaborador

A partir da marcação do campo “Acesso à Biblioteca Física”, ao salvar o cadastro ou edição do colaborador, o sistema irá verificar se já existe um usuário cadastrado para o CPF do colaborador na biblioteca, se ainda não exista, o SIG irá cadastrar automaticamente.

Assim como no cadastro de um aluno, as principais informações de pessoa física serão registradas para o colaborador.

Além da situação como “Normal”, a permissão de empréstimo como “Sim”, a validade do cadastro será populada com o último dia útil do ano vigente (ano que está sendo realizado o cadastro), a unidade BNWEB correspondente à primeira unidade operativa do primeiro vínculo do colaborador (levando em consideração o de/para), caso aquela unidade operativa não seja localizada no de/para, então passar para a próxima unidade operativa do colaborador, utilizando-se do de/para, até que seja localizada alguma unidade operativa. E a categoria do cadastro será marcada como “Funcionário”, também de acordo com o de/para.

Atualização de usuário colaborador

Ao realizar cadastro ou edição de colaborador no SIG, caso já exista um usuário registrado na biblioteca para o colaborador, será verificado se a categoria do cadastro já existente é igual à categoria de “aluno”, se sim, o cadastro será atualizado por completo, se não, os campos “Categoria”, “Unidade” e “Validade”, não serão atualizados, porém caso a categoria seja diferente e a validade no cadastro BNWEB esteja expirada, então todos os dados cadastrais, inclusive “Categoria”, “Unidade” e “Validade” serão atualizados.

Notificação de criação ou atualização de colaborador

Sempre que houver alteração no cadastro de um colaborador já integrado, ou a criação de um novo colaborador, será enviada uma notificação para o e-mail do colaborador, com as instruções de acesso ao BNPortal.

Revogação de acesso

A remoção de acesso dos usuários integrados na biblioteca é baseada na categoria do usuário, uma vez que o controle para aluno e colaborador são diferentes, porém, independente da categoria, a partir do momento que o acesso for revogado, o usuário não terá mais direito a realizar empréstimos e a validade do acesso será atualizada para a data da interrupção.

É importante ressaltar que nenhum usuário será removido, ocorrerá somente uma atualização cadastral, e com isso, a "Validade" daquela matrícula será atualizada com a data atual da operação, a "Situacao" será atualizado para "OU - Outros", e o campo "Empresta" será atualizado para "Não".

Categoria aluno

A revogação de acesso à biblioteca está diretamente relacionada às alterações no estado de matrícula registradas na Secretaria do SIG, sempre que ocorrer mudanças específicas no estado do aluno, suas permissões de empréstimo são automaticamente atualizadas.

A permissão de empréstimo é revogada automaticamente para o usuário correspondente à matrícula sempre que um dos seguintes estados é registrado na Secretaria do SIG:

·       Desistência / Evasão;

·       Resultado Final ("Reprovado" ou "Participante");

·       Falecimento;

·       Transferência Externa;

·       Cancelamento de Matrícula;

·       Saída Intermediária;

·       Trancar Matrícula;

A revogação automática da permissão de empréstimo para esses estados assegura que apenas os alunos com situação regular possam utilizar os recursos de empréstimo da biblioteca, mantendo o sistema atualizado e eficiente.

Categoria colaborador

A revogação de acesso para o colaborador difere da categoria aluno, pois o colaborador não tem estado de matrícula dentro do Regional, portanto, para revogar o acesso do funcionário à biblioteca, basta desmarcar o campo “Acesso à Biblioteca Física”, e salvar essa alteração no cadastro do colaborador.

Integração de multas

Para atender as necessidades específicas de cada regional, foram criados dois serviços que podem ser agendados conforme necessário. Esses serviços são responsáveis por:

• Consultar multas pendentes: Diariamente, um serviço consulta as multas pendentes do dia útil anterior na BNWEB.

• Registrar contratos de multa: Para cada multa encontrada, um contrato de multa de biblioteca é registrado no sistema.

• Quitar multas: toda multa quitada no SIG, será enviada ao BNWEB através de um serviço, que pode ser configurado para executar de hora em hora.

Esses agendamentos automatizados asseguram que todas as multas pendentes sejam devidamente registradas e quitadas, evitando atrasos e problemas na cobrança.

Importação

A importação de multas é um processo automatizado que facilita a gestão de multas de biblioteca, neste caso a BNWEB, garantindo que as penalidades sejam registradas e acompanhadas de forma eficiente no SIG. Este processo é dividido em duas partes principais: agendamento de serviços e contrato de receitas diversas.

Observações sobre as multas

O Regional que optar pela integração financeira, deve considerar as seguintes características padrão para a importação das multas, e para entender a lógica de importação, é importante considerar os cenários abaixo, onde existem algumas situações que podem implicar na persistência ou não, de determinadas multas:

1. O serviço “Multa de Biblioteca”, deve estar configurado, caso não esteja, a importação não irá acontecer;

2. O centro de custo por “Segmento” deve estar configurado para todas as unidades operativas que serão integradas;

3. O valor mínimo por parcela deve ser igual ou superior aos valores de multas, para a forma de pagamento “Boleto”;

4. Toda multa de biblioteca será importada como contrato de receitas diversas, e uma vez importada, será gravado um registro de controle, relacionando o contrato gerado no SIG com a multa da biblioteca, excluindo assim, a possibilidade de importação duplicada.

5. A multa será importada na unidade operativa na qual o aluno está matriculado, independente do recurso financeiro da matrícula, não havendo assim, importação de multas para colaborador;

6. A forma de pagamento será “Boleto” em parcela única;

7. O valor da parcela será de acordo com o valor oriundo da biblioteca;

8. O financiador do contrato sempre será o aluno, exceto quando este for menor de idade, e nesse caso, o financiador será o responsável pelo contrato de matrícula;

Quitação

A quitação de multas é um processo automatizado que garante a remoção de pendências financeiras de forma eficiente e precisa, este processo inclui o agendamento de serviços para verificar e registrar a quitação das multas.

Para facilitar a gestão das multas pagas, foi criado um serviço que pode ser agendado conforme a necessidade de cada regional. Este serviço realiza as seguintes tarefas:

·       Consulta de multas pagas: o serviço verifica as multas que foram pagas no intervalo de tempo da execução.

·       Remoção de pendências: para cada quitação registrada, o serviço remove a pendência correspondente na BNWEB.

Este agendamento automatizado assegura que todas as multas pagas sejam rapidamente refletidas no sistema, evitando que os alunos continuem com restrições indevidas após a quitação das suas pendências.

Visualização de empréstimos e multas no Portal do Aluno

O grid de empréstimos exibe todos os empréstimos em aberto registrados no CPF do aluno. Nesta seção, são fornecidas informações em tempo real, detalhadas sobre cada empréstimo, incluindo:

• Título da Obra: Nome do material emprestado.

• Unidade: Unidade BNWEB detentora do material emprestado.

• Data do Empréstimo: Data em que o material foi emprestado.

• Data Prevista de Devolução: Prazo para devolução do material.

• Dias em Atraso: Caso o prazo de devolução tenha sido ultrapassado, será mostrado o número de dias em atraso.

Esta seção ajuda o aluno a manter o controle sobre os materiais emprestados e a evitar multas por atrasos.

Já grid de multas é dedicado a mostrar as multas associadas ao CPF do aluno. As informações fornecidas nesta seção, são recuperadas do SIG, a partir das multas já importadas, e incluem:

• Contrato: Referência ao contrato de receitas diversas que gerou a multa.

• Nome da Obra: Nome do material relacionado à multa.

• Unidade: Unidade BNWEB original da multa.

• Data de Emissão: Data em que a multa foi emitida.

• Valor: Quantia a ser paga pela multa.

• Situação: Status atual da multa (pendente, paga, etc.).

Além dessas informações, a seção oferece algumas ações disponíveis, como a emissão do boleto para pagamento, permitindo que o aluno resolva suas pendências de forma prática e rápida.