Diploma e Histórico - Digital (18 passos)

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Siga atentamente os passos a seguir:

Índice:

1. Configurar Parâmetro DadosObrigatoriosParaImpressaoDoDiplomadaGraduação

É necessário configurar o parâmetro “DadosObrigatoriosParaImpressaoDoDiplomadaGraduação”

Este parâmetro define se o preenchimento dos campos na tela de registro do diploma de Graduação é obrigatório ou opcional para a unidade regional correspondente. Caso a regional deseje habilitar essa obrigação, deve selecionar a opção "Sim".

Caminho: Administrativo >> Configuração de Parâmetros >> Pesquisa Avançada >> DadosObrigatoriosParaImpressaoDoDiplomadaGraduação >> Mais Opções >> Configurar >> Sim >> Salvar

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Procedimento:

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2. Registrar informações de credenciamento

2.1 Registrar informações de credenciamento para oferta de curso superior - Departamento Regional

Para compor os dados do elemento IES Registradora do XML do Diploma é necessário cadastrar as informações referentes ao credenciamento do Departamento Regional. Uma das informações obrigatórias que compõem o XML do diploma são os dados do credenciamento para a oferta de cursos de ensino superior. Para isso, basta clicar em “Novo” na tela de credenciamento e inserir as informações solicitadas.

Caminho: Administrativo >> Departamento Regional >> Mais Opções >> Editar >> Credenciamento >> Preencher Informações >> Salvar

Procedimento:

2.2 Registrar informações de credenciamento para oferta de curso superior - Unidade Operativa

Para compor os dados do elemento IES Emissora e/ou IES Registradora do XML do Diploma é necessário cadastrar as informações referentes ao credenciamento da Unidade Operativa. Uma das informações obrigatórias que compõem o XML do diploma são os dados do credenciamento para a oferta de cursos de ensino superior. Para isso, basta clicar em “Novo” na tela de credenciamento e inserir as informações solicitadas. Durante o processo, o usuário indica se a unidade será emissora e/ou registradora de diploma. Em caso afirmativo, o sistema habilita a IES como emissora e/ou registradora. Se a resposta for negativa, o usuário escolhe uma UO ou DR já credenciada para emissão de diplomas. No registro do diploma, é necessário anexar o termo de responsabilidade e indicar o responsável pelo termo, reforçando a segurança e a responsabilidade no processo.

Caminho: Administrativo >> Unidade Operativa >> Mais Opções >> Editar >> Credenciamento >> Credenciamento >> Preencher Informações >> Salvar

Procedimento:

2.3 Registrar informações de processo de tramitação de recredenciamento

O processo de tramitação de recredenciamento refere-se ao conjunto de etapas e procedimentos necessários para renovar ou revalidar o credenciamento de uma instituição educacional. Esta informação essencial contribui para a validade e conformidade do diploma, assegurando que a instituição tenha atendido aos requisitos necessários para a renovação do seu credenciamento. É uma das informações obrigatórias que integra o XML do diploma.

Caminho: Administrativo >> Departamento Regional OU Unidade Operativa>> Mais Opções >> Editar >> Credenciamento >> Credenciamento >> Mais opções >> Processo de Tramitação >> Preencher Informações do Processo de Tramitação >> Salvar >> Salvar

3. Anexar assinatura digitalizada

Para correta exibição da assinatura na Representação Visual do Diploma e Histórico Escolar, é essencial cadastrar uma assinatura digitalizada do colaborador. Uma assinatura digitalizada é uma representação eletrônica da assinatura manuscrita de uma pessoa.

Caminho: Administrativo >> Colaborador >> Assinatura Digitalizada >> Anexar assinatura digitalizada >> Salvar

Procedimento:

4. Cadastrar a titulação do docente

Outro passo essencial consiste no registro da titulação do docente. Este cadastro é necessário para compor a matriz curricular do XML do Histórico Escolar.

Caminho: Administrativo >> Colaborador >> Pesquisar Colaborador >> Mais Opções >> Editar >> Vínculo Contratual >> Instrutor ou Docente >> Titulação >> Preencher informações de Contratação >> Salvar

Procedimento:

5. Configurar modelo de assinaturas de documentos

5.1 Diploma de Graduação

Para que os documentos das turmas de graduação possam ser assinados digitalmente, é necessário definir a estrutura das assinaturas conforme regulamentação do MEC, bem como do Departamento Regional, com base no vínculo contratual dos signatários e da certificação digital. Caso já exista um cadastro, o sistema emitirá uma mensagem, porém permite a edição, se necessário. As configurações de assinatura variam de acordo com os signatários responsáveis pela emissão (CPF) e pela instituição de ensino superior (CNPJ), bem como pela pessoa e instituição responsáveis pelo registro.

Caminho: Administrativo >> Modelo de Assinatura de Documentos >> Diploma de Graduação >> Reabrir >> Assinaturas

Procedimento:

5.2 Histórico Escolar de Ensino Superior

 Da mesma forma do Diploma, é necessário definir a estrutura das assinaturas conforme regulamentação do MEC, bem como do Departamento Regional, com base no vínculo contratual dos signatários e da certificação digital. Caso já exista um cadastro, o sistema emitirá uma mensagem, porém permite a edição, se necessário. As configurações de assinatura variam de acordo com os signatários responsáveis pela emissão (CPF) e pela instituição de ensino superior (CNPJ), bem como pela pessoa e instituição responsáveis pelo registro. Para o Histórico Escolar parcial, pode ser assinado por certificado A1. Para o Histórico Escolar Final, destinado ao arquivamento do documento, requer assinatura com certificado A3. Essa diferenciação assegura a adequação às exigências específicas de cada documento, garantindo a autenticidade e validade das assinaturas.

Caminho: Administrativo >> Modelo de Assinatura de Documentos >> Histórico Escolar Ensino Superior

Procedimento:

6. Completar o cadastro de pessoa física do graduando

6.1 Informações básicas e documentação

Para compor os dados do Diplomado no XML do Diploma, é necessário que as informações do Cadastro de Física sejam cadastradas, bem como sua documentação referente. São preenchidos os campos:

• RG, Órgão Emissor, UF do Documento, Data de Emissão;

• E-mail: este campo deve ser cadastrado para que o aluno possa receber o diploma digital;

• Nacionalidade;

• País de Naturalidade;

• Filiação.

Caminho: Administrativo >> Pessoa Física >> Informações Básicas

 Além disso, os anexos fundamentais são CPF e RG.

Caminho: Administrativo >> Pessoa Física >> Documentação

Procedimento:

6.2 Dados da escolaridade

Para a correta emissão dos documentos digitais, é necessário adicionar os dados referentes ao Ensino Médio do Aluno. Para isso, é necessário incluir:

• Nível de Escolaridade: Ensino Médio Completo.

• Tipo de Instituição que concluiu o Ensino Médio.

• Data Conclusão.

• Anexar o comprovante de Conclusão do Ensino Médio.

Caminho: Administrativo >> Pessoa Física >> Escolaridade

7. Cadastro - Plano de Curso

7.1 Cadastrar Título e Grau Conferido do Título

Para compor o XML e o RVDD do diploma, é fundamental cadastrar o título e o grau conferido ao aluno graduado. Essas informações são obrigatórias e garantem a correta emissão dos documentos. É importante ressaltar que a edição dos títulos só é possível quando estiverem no estado de elaboração ou edição, ou quando não dependerem de aprovação nacional. Esse controle assegura a integridade e a conformidade das informações registradas, evitando inconsistências nos documentos emitidos.

Caminho: Plano de Curso >> Título >> Mais Opções >> Editar >> Título Conferido e Tipo de Grau Conferido ao Aluno

Procedimento:

7.2 Cadastrar autorização de execução, reconhecimento e/ou renovação do conhecimento

É importante verificar se a autorização de execução do Plano de Curso está preenchida com todos os dados necessários. Para isso, basta acessar a aba de autorização do plano de curso e visualizar a autorização. Caso seja necessário, basta editar o mesmo. Caso haja edição no Plano de Curso, a Turma deverá ser atualizada também.

Caminho: Plano de Curso >> Gerenciar Plano de Curso >> Selecionar o curso >> Mais opções >> Editar Versão Existente >> Autorização

Procedimento:

8. Verificar situação da turma - Gerenciar Turma

Caso haja atualização do Plano de Curso, a turma exibirá uma TAG de Plano de Curso Desatualizado. Basta clicar em Mais Opções e Selecionar Atualizar Plano de Curso.

Para turmas importadas, o processo de cadastro da "Autorização de Execução", o "Reconhecimento" ou a "Renovação do Reconhecimento" é feito no botão de Mais Opções da Turma.

Caminho: Turma >> Gerenciar Turma >> Mais opções >> alterar Documento de Autorização >> Inserir informações >> Adicionar

No momento da emissão do diploma, podem surgir pendências de informações relacionadas à turma que precisam ser resolvidas antes da emissão. Caso contrário, o sistema impedirá o avanço do processo de emissão. Para verificar quais são as pendências da turma, basta visualizar a mesma e acessar a aba de dados Digitais, nessa aba, estarão listadas as pendencias, bem como a orientação de como sanar.

Caminho: Turma >> Gerenciar Turma >> Visualização de Turma >> Dados Digitais

Procedimento:

9. Inserir Ata da colação de grau - Gestão do Aluno

Uma das exigências do MEC para a emissão do Diploma de Graduação em conformidade, é que a Ata da colação de Grau esteja inserida no XML do Diploma. Para isso, foi criada uma nova funcionalidade que permite (e exige) a anexação desse documento. O processo de inserir a ata e data da colação de grau poder ser feita de forma única para toda a turma de uma única vez, bem como, para alunos em situações específicas, é possível anexar uma ata e inserir uma data apenas para aquele aluno.

Para inserir a ata da colação de grau para a turma, basta acessar a turma na gestão do aluno, clicar em Mais Opções e seleciona a opção Colação de Grau em Lote. Ao abrir a tela, basta inserir as informações solicitadas e salvar. Para a inserção da colação de grau individual, mas clicar em Mais Opções do aluno desejado e escolher a opção Colação de Grau. A tela que aparece possui os mesmos campos para preenchimento que a Colação de Grau em Lote, porém as informações só são salvas para o aluno.

Caminho: Secretaria >> Gestão do Aluno >> Mais Opções da Turma >> Mais Opções >> Colação de Grau

Ata Turma - Procedimento:

Ata Individual - Procedimento:

10. Refazer a ação de aprovação do status do aluno na turma

Para dar início ao processo de emissão do Diploma Digital no SIG, se faz necessário entender o estado do aluno na turma. Para alunos que receberam o estado de Aprovado antes da funcionalidade ser disponibilizada, é necessário refazer a ação de aprovação do aluno na turma, pois é nesse momento em que os dados digitais dos documentos começam a ser criados. Para isso, na gestão do aluno, detalhes da turma, basta clicar no botão Situações do Aluno, escolher Erro de lançamento e salvar, assim, o aluno volta ao estado anterior, que pode ser Matrícula Integralizada ou Em Processo. Após esse passo, basta clicar novamente em Situações do Aluno e clicar em Resultado Final e salvar. Assim, o processamento digital é iniciado e é possível prosseguir com a emissão do Diploma.

Caminho: Secretaria >> Gestão do Aluno >> Lista de alunos >> Turma >> Selecionar o aluno >> Erro de lançamento de estado do aluno na Turma

Procedimento:

11. Configurar signatários conforme Modelo de Assinatura de Documentos

Outra funcionalidade importante é a necessidade de selecionar os signatários para a emissão do diploma e do histórico escolar. Essa funcionalidade permite que o usuário escolha os signatários conforme configurado no Modelo de Assinatura de Documentos e nos vínculos contratuais cadastrados. As opções da tela variam de acordo com o tipo de documento selecionado.

Caminho: Secretaria >> Gestão do Aluno >> Selecionar turma >> Impressões >> Signatários >> Escolher Signatários >> Salvar

Procedimento:

12. Emitir diploma de graduação

Para a emissão do diploma de graduação, é fundamental que o aluno esteja aprovado em todas as disciplinas e não possua nenhuma pendência de informação no sistema relacionada à sua turma ou ao seu cadastro pessoal. Esses critérios garantem que o documento seja emitido apenas para os estudantes que tenham cumprido todos os requisitos acadêmicos necessários para a conclusão do curso e em conformidade com as normativas do MEC.

Caminho: Secretaria >> Gestão do Aluno >> Selecionar turma >> Lista de alunos >> Impressões >> Diploma de Graduação

Procedimento:

13. Emitir histórico escolar no ensino superior

No processo de emissão do histórico escolar no ensino superior, existem três tipos distintos:

• Histórico de Simples conferência: Para emitir o histórico de simples conferencia, não há necessidade de assinaturas digitais, dessa forma, não há alteração no fluxo de emissão. CAMINHO: Secretaria >> Gestão do Aluno >> Lista de alunos >> Impressões >> Histórico Escolar de Ensino Superior >> Imprimir.

• Histórico Digital Parcial: Para emitir um Histórico parcial, é necessário acessar o menu secretaria - gestão do aluno - selecionar a turma desejada - acessar a aba de impressões e escolher o documento Histórico Escolar Ensino Superior, informar o signatário, selecionar o aluno e clicar em enviar para a assinatura. O Histórico Digital Parcial necessita de uma assinatura do tipo Assinatura Digital Institucional (PJ E-CNPJ). Após a assinatura, basta acessar novamente a aba de impressões, escolher o Histórico Escolar Digital e clicar no botão de mais opções do aluno para realizar o download do XML bem como sua Representação Visual. O histórico parcial pode ser emitido quantas vezes se fizerem necessário, enquanto não houver a aprovação do aluno na turma, até que o histórico final seja emitido, e é importante ressaltar que a cada nova emissão, o anterior ficará desativado, bem como sua URL única. Além disso, o código de validação também é alterado. Após a geração do histórico final junto ao diploma digital, não será mais possível emitir um novo histórico. CAMINHO: Secretaria >> Gestão do Aluno >> Selecionar turma >> Impressões >> Histórico Escolar Ensino Superior >> Enviar para Assinatura.

• Histórico Digital Final: A emissão do Histórico Escolar Final se dá de forma automática no momento da emissão do Diploma Digital em si.

Procedimento:

14. Assinar documentos digitais

O módulo de assinaturas está desenvolvido para permitir e facilitar a assinatura dos documentos digitais referentes ao Diploma de Graduação. Para isso, necessário que o signatário possua o tipo de certificado digital específico para cada tipo de documento. Ao clicar em Enviar Documento para Assinatura, os documentos enviados irão para esse novo módulo, e apenas os signatários selecionados irão receber a notificação por e-mail, bem como visualizar o documento. As assinaturas seguem o fluxo determinado pelas normas técnicas disponibilizadas pelo MEC, portanto é importante ressaltar que um signatário não poderá realizar sua assinatura, se outra assinatura anterior ainda estiver pendente. Esse fluxo garante a privacidade e a segurança do processo. Além disso, o sistema possui um contador de assinaturas do documento para facilitar a gestão de assinaturas necessárias para cada documento.

Nota importante: Para primeira vez, será necessário a instalação do plugin do assinador. Esse plugin aparecerá na tela do usuário e basta clicar em instalar.

Caminho: Secretaria >> Assinatura Digital >> Selecionar Documento >> Assinar >> Selecionar Certificado

Procedimento:

15. Visualizar URL única do documento digital

Os documentos digitais possuem um código de validação único, e a representação visual possui um QR Code vinculado a esse código. Dessa forma, é possivel acessar a URL única do documento. Essa URL contém os dados Públicos do Documento, o estado do documento (válido, anulado) bem como a opção de realizar o download do XML e da Representação Visual (PDF).

Procedimento:

16. Visualizar URL institucional dos documentos digitais

Outra forma de acesso às URLs únicas dos documentos digitais é através do site institucional, onde o usuário pode escolher o tipo de documento que deseja consultar, inserir o código de validação presente no documento e ter acesso à informação desejada.

Procedimento:

17. Disponibilização do Diploma digital no portal do aluno

Quando um Diploma Digital e/ou Histórico Digital é assinado, o aluno recebe um e-mail informando que os documentos estão disponíveis no Portal do Aluno. Dessa forma, basta ele acessar o Portal, ir na aba de documentos, selecionar a turma e então escolher qual tipo de documento deseja visualizar e/ou imprimir, tanto na versão XML como na versão em PDF.

Caminho: Portal do Aluno >> Documentos

Procedimento:

18. Anular diploma de graduação

Com a transformação digital do diploma e demais documentos auxiliares, uma nova funcionalidade foi adicionada ao SIG. é a funcionalidade de anulação de diplomas.

Para utilizar essa funcionalidade, basta acessar o Módulo Secretaria - Gestão do Aluno - selecionar a turma desejada, ir em mais opções detalhes da turma acessar a aba impressão e escolher o documento diploma de graduação

A anulação está disponível apenas para diplomas assinados. De acordo com a INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5, DE 14 DE OUTUBRO DE 2022 MEC, há 6 motivos para anular diplomas digitais. O erro de fato permite a anulação temporária, enquanto os outros motivos resultam em anulação irreversível, exigindo a emissão de um novo diploma. Após uma anulação temporária, é possível reativar o diploma clicando em 'Mais Opções' e depois em 'Ativar Diploma'

Caminho: Secretaria >> Gestão do Aluno >> Selecionar turma >> Lista de alunos >> Impressões >> Diploma de Graduação >> Aluno >> Mais opções >> Anular Diploma

Procedimento: