Aceite Eletrônico

Orientações para implantação e utilização no SIG

Link do documento aqui exposto em PDF:

Índice:

Alerta:

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Para o Departamento Regional ativar a funcionalidade, é necessário abrir um chamado para que o Departamento Nacional realize a liberação.

Habilitar Envio de Aceite de Contrato por E-mail

Para configurar o envio de Aceite Eletrônico no sistema basta acessar o menu Administrativo > Configuração de Parâmetro. Em seguida, procure pelo parâmetro identificado como EnviaAceiteEmail. Clique em Mais opções > Configurar. Configure o parâmetro como Sim para ativar o envio de notificações por e-mail.

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Com o parâmetro EnviaAceiteEmail configurado como “Sim”, o sistema permitirá o envio de notificações por e-mail. Assim, financiadores, responsáveis ou alunos receberão seus contratos ou aditivos e poderão realizar o aceite eletrônico. Se o parâmetro for configurado como “Não”, o envio de notificações por e-mail para aceite eletrônico ficará desativado.

Enviar Contrato

A opção Enviar Contrato está disponível para todos os tipos de contratos, independentemente do recurso financeiro utilizado. Isso inclui a criação de contratos Convencionais, Corporativos, de Receitas Diversas, de Receita Antecipada ou gerados pelo novo Matrícula Online. Também é possível utilizar essa opção ao final do processo de Matrícula em Contrato e Rematrícula, através do ícone de envio.

Além disso, é possível utilizar a opção Enviar pelo menu Financeiro. Para isso, acesse o menu Financeiro > Portal Financeiro, selecione Negociações do Contrato.

Ao clicar em qualquer uma dessas opções, o sistema exibirá os envolvidos no contrato como possíveis destinatários, sejam eles o Financiador, o Responsável ou o Aluno.

Após selecionar os destinatários desejados e clicar em Confirmar, uma notificação por e-mail será enviada. Esse e-mail conterá um link para que os signatários possam acessar o documento, lê-lo e aceitá-lo eletronicamente.

Portal de Aceite

Quando um signatário acessa o link do Portal de Aceite enviado por e-mail, é necessário permitir o acesso à localização do navegador. Isso porque, ao realizar o aceite eletrônico, o portal coleta informações de latitude, longitude e precisão.

Além das informações de localização, o sistema também salva a data e hora do aceite, o endereço IP, o navegador e sua versão, o sistema operacional, o user agent e o tipo de dispositivo utilizado (mobile ou computador).

Para realizar o aceite, o signatário deve visualizar todas as páginas do contrato exibido no portal e marcar a caixa de seleção "Li e concordo integralmente com os termos e condições apresentadas no documento". Caso o signatário não visualize todas as páginas, a caixa de seleção não poderá ser marcada e, portanto, o aceite não poderá ser realizado.

Após concluir o aceite, é possível baixar o documento clicando na opção "Baixar documento".

Mudanças no PDF

 No PDF, é possível verificar que cada página inclui um link para o validador de documentos.

Esse link permite verificar a validade do documento e fazer o download.

No final do PDF, você encontrará as informações dos signatários que já realizaram o aceite eletrônico.

Histórico

Será exibido no menu Financeiro -> Portal Financeiro -> Negociações do Contrato as tags:

• Envio (Sim/Não): ao passar o mouse no ícone de informação serão exibidos os nomes dos destinatários que foram selecionados para essa negociação em questão. Exibe “Sim” caso tenha sido enviado para pelo menos um destinatário e exibe “Não” caso não tenha sido enviado para nenhum destinatário.

• Assinado (Sim/Não): ao passar o mouse no ícone de informação serão exibidos os nomes dos signatários que aceitaram o contrato. Exibe “Sim” quando todos os signatários concluírem o aceite do contrato e exibe “Não” até que todos os destinatários concluírem o aceite.

Uma das opções para acompanhar o histórico do status dos aceites é pelo menu Financeiro -> Portal Financeiro -> Negociações do Contrato -> Visualização da Negociação do Contrato.

Nessa tela constam as seguintes colunas:

• Data de envio: indica a data que a solicitação de aceite foi enviada;

• Remetente: indica qual usuário do SIG enviou a notificação;

• Destinatário: exibe a categoria do destinatário, seja ele financiador, responsável ou aluno do contrato;

• Nome: exibe o nome do destinatário.;

• Status: Enviado indica que a solicitação de aceite foi enviada para o destinatário. Aceito demonstra que o signatário aceitou o documento enviado.

• Data do aceite: indica a data que a solicitação de aceite foi realizada. Quando a coluna Data de aceite se encontra em branco, o signatário ainda não aceitou o documento.

Se um novo contrato for gerado através do menu Financeiro > Portal Financeiro > Mais opções > Gerar Novo Contrato, o sistema desfaz o aceite eletrônico do documento anterior, mantendo seu histórico. Isso deixa claro que o contrato precisa ser reenviado e aceito novamente. As tags Envio e Assinado serão exibidas como "Não" no menu Financeiro > Portal Financeiro > Mais opções > Negociações do Contrato.

 Relatório de Aceites de Contratos

Outra forma de consultar o histórico de envio de documentos é através do relatório disponível no menu Financeiro > Relatórios > 028 - Relatório de Aceites de Contratos. Nesse relatório, você pode filtrar por Unidade Operativa, Número do Contrato, Status do aceite e por uma determinada data de posição. É possível extrair o relatório nos formatos PDF, XLS ou CSV.

Quando você gera o relatório, ele será processado em segundo plano e, ao finalizar, o usuário do SIG receberá uma notificação.

O relatório exibe diversas informações, como Unidade Operativa, Número do Contrato e sua versão ou aditivo, data de envio, remetente, categoria do destinatário, nome do destinatário, CPF ou CNPJ do destinatário, endereço IP do signatário, e-mail do destinatário, latitude, longitude e precisão em metros da localização onde o aceite foi realizado, além do status (enviado ou aceito) e a data do aceite, caso tenha sido realizado.

Portal do Aluno

No Portal do Aluno, será exibido um aviso quando o próprio aluno, seu financiador ou seu responsável tiver uma assinatura eletrônica pendente em algum contrato ou aditivo. Esse aviso mostrará o número do contrato, o curso, a categoria e o nome do signatário pendente.

Resumo do contrato

O resumo do contrato é uma opção adicional que pode ser exibida no Portal de Aceite antes dos termos do contrato.

Para configurá-lo, acesse o menu Administrativo > Termos > Cadastro de Termos. Ao criar um termo, selecione "Resumo do Contrato" no campo Tipo do Termo, escolha o modelo de documento do contrato desejado e insira os termos que deseja exibir no Portal de Aceite. Com essa configuração, o resumo será exibido aos signatários antes do arquivo PDF no Portal de Aceite.

Notificações

A alteração das notificações de envio e conclusão do aceite eletrônico pode ser feita através do menu Administrativo > Notificação, buscando pelos nomes “NOTIFICACAO_ACEITE_DOCUMENTO”

e “NOTIFICACAO_CONCLUSAO_ACEITE_DOCUMENTO”.

Observação importante: As notificações utilizam parâmetros como nome do destinatário, remetente, número do contrato e links, os quais precisam existir previamente e ser configurados corretamente para garantir o bom funcionamento.

A notificação de conclusão do aceite é enviada apenas quando todos os destinatários acessam o link enviado por e-mail e completam o aceite do documento.